Schlecht organisierte Warenwirtschaft hat fatale Folgen

250 Kilo Nahrungsmittel entsorgt jeder Deutsche pro Jahr. Zu diesem Ergebnis kam eine Untersuchung des EHI, eines wissenschaftlichen Instituts, das dem internationalen Handel angehängt ist. Experten zufolge werfen vor allem Einzelhandelsunternehmen Ware regelmäßig weg. Der Grund sind oft Fehlbestellungen und Falscheinschätzungen. Um den Lebensmittelverderb im Handel zu reduzieren, ist eine zuverlässige Warenwirtschaft grundlegend. Vor allem EDV-gestützte Systeme sind in vielen Einzelhandelsunternehmen unerlässlich geworden, um den Überblick über Sortiment, Preisänderungen, Kassenabrechnungen und Ertragsanalysen zu behalten. Werner Warweg, Geschäftsführer der KDV Kanne Datenverarbeitung GmbH, beobachtet die Entwicklung im Einzelhandel schon seit vielen Jahren und passt das von seiner Firma entwickelte Warenwirtschaftssystem den veränderten Umständen im Lebensmittelhandel an.

20 Millionen Tonnen Nahrungsmittel landen in Deutschland jährlich in Müllcontainern. Vor allem Supermärkte sind gezwungen, regelmäßig größere Mengen wegzuwerfen. Eine gut organisierte Warenwirtschaft kann dabei helfen, den Lebensmittelausschuss möglichst gering zu halten. Foto: © Davis Schrapel bei Pixelio.de

Volle Supermarktregale zu jeder Tageszeit - die Verbraucher sind es gewöhnt, selbst kurz vor Ladenschluss die komplette Produktpalette vorzufinden. Die dafür nötigen Massen an Waren bergen allerdings ein großes Problem: In den Industrienationen kommt es zur Überproduktion von Lebensmitteln, die dann zu einem Teil weggeworfen werden müssen. Gerade für kleinere Geschäfte kann dies existenzbedrohend sein. "Das Konsumverhalten hat sich allein in den vergangenen zehn Jahren sehr verändert", sagt Helga Gesell, Geschäftsführerin des Einzelhandelsgeschäfts "Frischemarkt" in München. "Die Warenbestellungen genau zu berechnen, ist inzwischen ein Kunststück." Vor allem vor Feiertagen und zur Urlaubssaison müsse die Lieferbeauftragung immer aufs Neue abgewogen werden. Ein professionelles Warenwirtschaftssystem schlägt deshalb basierend auf gut aufbereiteten Erfahrungswerten vor, welche Produkte in welcher Bandbreite und Anzahl vorhanden sein müssen. "Ökonomisch effizientes Arbeiten ist für Unternehmen jeder Größenordung wichtig geworden. Ein Überleben kann nur durch knallharte Berechnung von Einkauf und Lagerbestand gewährleistet werden", sagt der Wirtschaftsexperte Werner Warweg.

Vollständige Übersicht bei gleichzeitiger Gewinnsteigerung
Die Software "easyShop" der KDV wurde so konzipiert, dass das Programm schnell zu erlernen und besonders einfach zu bedienen ist. Es verschafft einen Überblick über das aktuelle Angebotssortiment und die Preislisten, zeigt den Wareneingang und -ausgang an und berechnet Gewinnspannen oder weist gegebenenfalls auf Verluste hin. "Der Nutzer erhält tagesbegleitend Statusmeldungen. So wird ein Alarmsignal angezeigt, falls zum Beispiel der Wareneingang nicht verbucht wurde", erklärt der Diplom-Informatiker Pierre Blidh. Dadurch wird die Fehlerquote deutlich gesenkt; sowohl Fehlbuchungen als auch Datenverlust können vermieden werden. "Ein professionelles EDV-gestütztes Warenmanagement bringt dadurch im Schnitt eine Gewinnspannenverbesserung von zwei bis vier Prozent ein", so Warweg.
Individuelle Statistiken weisen rechtzeitig auf Verlust hin

Besonders wichtig für die Effizienz der Warenwirtschaft ist das Erstellen von Statistiken. Diese können artikel-, warengruppen-, abteilungs-, filial- oder lieferantengenau gefordert werden. Der Nutzer hat die Möglichkeit, die Aufstellung im Vergleich zum Vorjahreszeitraum oder auch nach Monaten getrennt erstellen zu lassen. "Die Statistiken geben den Einzelhandelsunternehmen einen genauen Einblick in die aktuelle Lage des Marktes und ermöglichen ein kurzfristiges Eingreifen, um beispielsweise größere Verluste noch rechtzeitig abwenden zu können", erklärt Warweg. Früher wurden Statistiken manuell von den Mitarbeitern erstellt, indem sie den täglichen Kassenbericht ausgewertet und mit den vorhergehenden Tagen verglichen haben. Das war nicht nur besonders zeitaufwändig, sondern beinhaltete auch ein gewisses Fehlerpotential. "Aus diesem Grund arbeiten Schätzungen zufolge inzwischen etwa 70 Prozent aller Filialen des Lebensmitteleinzelhandels mit EDV-gestützten Warenwirtschaftssystemen", so der Experte.

Bei monatlichen Inventuren können die Abteilungsergebnisse anhand einer Erfolgsrechnung ermittelt werden. Hier wird der Sollwert dem Istwert gegenübergestellt und die Differenz berechnet. Aus den kumulierten Inventurwerten ergibt sich die Filialanalysestatistik. Hierzu wird auch der Wareneingang und -ausgang kontrolliert, um etwaige Bestandsänderungen festzustellen. "So erhält man einen genauen Überblick, beispielsweise über den Anteil eines Artikels am gesamten Warenbestand", erläutert Blidh.

Kassendaten werden direkt an PC übermittelt
"easyShop" ist ein All-in-one-System: Alle Kassen des Einzelhandelsgeschäfts sind via Schnittstelle mit einem PC verbunden. Bei der Kassenabrechnung werden die täglich erzielten Umsätze abteilungsgenau erfasst. Basis ist der Geschäftsbericht der Registrierkasse, der automatisch an das Programm gesendet wird. Kosten, Ausgaben und Kundenkredite werden hier verzeichnet und mit dem eingegebenen Bankgeld die Kassendifferenz berechnet. Zugangsberechtigte User können die ins Netzwerk eingespeisten Daten des multiuserfähigen Warenwirtschaftssystems jeder Zeit abrufen.

Unkompliziert statt unübersichtlich
Für Einzelhändler besonders wichtig ist, dass das Programm den Umsatz anzeigt, der mit dem jeweiligen Händler erzielt wurde. Vergibt der Lieferant Sonderpreise, wird aus dem Programm ersichtlich, ob es sich um Tages- oder Wochensonderpreise handelt und für welchen Zeitraum die Preise gelten. Ferner zeigt das Modul die Verpackungseinheit des gesuchten Artikels sowie den aktuellen Mindestbestand an. Auch die Waren- und Sonderpreise kann der Nutzer hier abrufen. Preise und Preisänderungen werden auf einer Preisschiene eingegeben, die gespeichert und als Datenquelle genutzt wird. Damit nicht alles einzeln erfasst werden muss, steht zudem eine Kopierfunktion zur Verfügung. Auch die Lieferanten- und Artikelkonditionen können kopiert werden. "Die Schwierigkeit bei der Entwicklung eines Warenwirtschaftssystems besteht nicht etwa darin, es umfangreich zu gestalten, sondern es so unkompliziert und überschaubar wie möglich zu halten", sagt Blidh.

Die neueste Version des Warenwirtschaftssystems, Release 2, ist noch bedienerfreundlicher und ermöglicht schnellere Datenbankzugriffe und Analysen. Statistische Auswertungen können selbst gestaltet und als Sonderauswertungen abgespeichert werden. Spezielle Pivot-Tabellen ermöglichen nun eine besonders dynamische Analyse, indem große Datenmengen auf eine überschaubare Größe reduziert und möglichst einfache Auswertungen wie bei einem Datawarehouse durchgeführt werden. Zudem ist in der neuen Version optional auch eine Funkübertragung der mobilen Datenerfassung möglich.