Das virtuelle Büro 

Das Büro der Zukunft wird zugleich Real-Office- und Homeoffice-Arbeitsplätze und -situationen beinhalten. Ob im Verhältnis 75 zu 25 Prozent, 50 zu 50 Prozent oder anderen, hängt sicherlich von Unternehmensstruktur, Branche und Region ab. Auf alle Fälle wird jedoch ein neuartiges, virtuelles Büromanagement nötig sein, das es den Mitarbeitern ermöglicht, in gleicher Weise am arbeitsteiligen Zusammenwirken und an der Selbstorganisation im Unternehmen teilzuhaben, unabhängig ob sie sich im Real-Office oder im Homeoffice befinden. Nach dem Konzept des Berliner Softwarearchitekten Dr. Becker wird dies so funktionieren: Die Mitarbeiter gehen am Morgen ins Virtual-Office zur Arbeit, ihr realer Aufenthaltsort hat dabei keine primäre Bedeutung. Das Virtual-Office visualisiert die Mitarbeiter innerhalb der Organigramm-Strukturen mit Foto, Namen, Funktion, Aufenthaltsort und aktuellem Kommunikations-Verfügbarkeits-Status. Eine sichere Ende-zu-Ende verschlüsselte Video-Kommunikation der Benutzer, die weder vom Arbeitgeber noch aus dem Netz abhör- und trackbar ist, stellt sicher, dass man sich so vertraulich austauschen kann, wie man es im realen Büro gewohnt war. Es entfällt jedoch der Suchvorgang, ob jemand in seinem Büro, im Homeoffice oder im ICE sitzt, oder gar im Urlaub oder krank ist. Denn all das soll ein solches System abbilden. Es ermöglicht ungestörtes Arbeiten durch eine Anzeige, für wen und für welche Zwecke man ansprechbar ist. Das Virtual-Office schafft für alle Büromitarbeiter permanent (und nicht nur für einzelne Teams situativ) eine gleichartige, neue Wahrnehmungsebene ihrer Arbeitswelt: das virtuelle Büro.

Der größte Vorteil liegt in der reibungslosen Kommunikation. Selbst in laufenden Gesprächen können Teilnehmer zu Video-Calls hinzugezogen und virtuelle Aktenschränke geöffnet werden. Im Virtual-Office erleben sich somit alle Mitarbeiter als Teil eines virtuellen Ganzen, der Vereinzelung im Homeoffice wird entgegengewirkt und die Unternehmensstrukturen sind für alle – insbesondere auch für neue Mitarbeiter – transparent und sofort produktiv nutzbar. Grundlage der Mitarbeiterorientierung im virtuellen Büro ist, neben dem Aufbau und der Pflege interner Kommunikationswege, die grafische Darstellung der Benutzer innerhalb eines hierarchisch strukturierten Unternehmens-(Teil-)Organigramms. Zu jedem Benutzer kann dessen Position innerhalb des Organigramms angesehen werden. In das Konzept des virtuellen Büros fügt sich die – corona-bedingt zunehmend bedeutsame – kontaktlose Video-Kommunikation mit Interessenten im Vertrieb, mit Kunden, Klienten und Mandanten nahtlos ohne Medienbruch ein. Diese wird über virtuelle Warte-/Empfangsräume der Benutzer realisiert, auf die auch Assistenzen der Benutzer kommunikativen Zugriff haben. Ein von Becker konzeptionell integriertes Internet-Zahlungssystem ermöglicht Video-Call-Link-Einladungen gegen Vorkasse oder als „facepay" die Erhebung von Einzahlungen während des Video-Calls.