Veranstaltungstechnik und Eventorganisation nach der Pandemie:

Aktuelle Ereignisse zeigen die Wichtigkeit von nachhaltigen Ansätzen in allen Bereichen des Lebens. Das bezieht sich primär auf die Industrie, den Alltag der Bürgerinnen und Bürger, Dienstleister aus allen Branchen und damit auch auf die Veranstaltungsbranche. Gleichzeitig wurde kaum eine Branche so stark von den Auswirkungen der Coronapandemie getroffen wie die Veranstalter und damit auch die Veranstaltungstechnik und den Veranstaltungsorten. Mit dem Abflauen der Coronamaßnahmen kann diese Branche nun zunächst wieder zu Atem kommen und sieht sich im kommenden Herbst eventuell wieder neuen Herausforderungen konfrontiert. Ist dies also nun der richtige Zeitpunkt, bestehende Strukturen in der Organisation und Technik nachhaltig zu gestalten?

 

Mit dem Lockdown und dem Stilllegen einer ganzen Branche, haben nicht nur die Veranstalter, Künstler und Veranstaltungsorte massiv gelitten. Unternehmen der Veranstaltungstechnik, Eventorganisation, des Service-Bereiches, der Gastronomie und des Gastgewerbes waren dadurch mit betroffen. Finden keine Messen statt, können Messebauer nicht arbeiten, Teilnehmer buchen keine Zimmer in Hotels und Service-Kräfte werden schlicht nicht benötigt. Inzwischen sind die Auftragsbücher wieder gut gefüllt und Veranstaltungen werden sehr gut besucht. Trotzdem müssen die Veranstalter nun erst einmal verlorenes Kapital und weggefallenes Personal aufstocken. Die Erholung von den Auswirkungen des Lockdowns in der Coronakrise wird die Branche noch lange beschäftigen.

Die Bedeutung von nachhaltigem Wirtschaften und auch dem Handeln im Alltag nach nachhaltigen Grundsätzen wird in den letzten Monaten immer deutlicher. Der russische Überfall auf die Ukraine und die daraus resultierenden unterbrochenen Lieferketten und der drohende Gasmangel im Winter zeigen die Wirkungen von außenpolitischen Konflikten. Für die Veranstaltungsbranche bedeutet dies größere Belastungen durch stark steigende Strom- und Heizkosten. Heißer werdende Sommertage und ausfallende Ernten bedrohen die Nahrungsversorgung der Weltbevölkerung, was auch zu steigenden Preisen in den Geschäften sorgt. Damit betrifft der Nachhaltigkeitsgedanke jede Branche und gerade die Veranstalter können einen großen Einfluss auf die Wahrnehmung in der Bevölkerung haben.

Im Sommer 2021 hat die Bundesregierung einen Leitfaden für nachhaltig organisierte Veranstaltungen veröffentlicht. Darin enthalten sind unter anderem Maßnahmen zu den Themengebieten der Mobilität, Energie und Klima, der Organisation und Kommunikation, dem Abfallmanagement und vielen anderen enthalten. Gerade bei der Veranstaltungsorganisation soll eine nachhaltige Planung und Durchführung erstrebt und damit in allen Bereichen durchgesetzt werden. 

Durch die große Außenwirkung von Veranstaltungen soll damit eine Vorbildfunktion eingenommen werden, um klimaschützende Maßnahmen, fairen Handel und die Sensibilisierung für weitere Themengebiete der Nachhaltigkeit zu präsentieren. Aktuelle politische Entwicklungen und ökologische Katastrophen machen dies auch für die breite Bevölkerung immer sichtbarer. Studien des Umweltbundesamtes zeigen schon 2020, dass für 65 % der Menschen Umwelt- und Klimaschutz sehr wichtige Themen sind. Die aktuellen Ereignisse sollen dies noch weit gesteigert haben.

Größtes Hemmnis für die Integration von nachhaltigen Konzepten in der Veranstaltungsbranche sind die nötigen großen Investitionen. Die Ausarbeitung der Konzepte und die Realisierung dieser benötigten Strukturänderungen im gesamten Unternehmen erfordert hohe finanzielle Mittel. Gerade mit den Folgen der Coronakrise und den großen finanziellen Belastungen müssen solche Änderungen wohlüberlegt sein.

 Halbherzige und kleine Änderungen haben dabei nicht den nötigen Effekt und können eingespielte Abläufe behindern und die Wirtschaftlichkeit bei Veranstaltungstechnik und Organisation weiter belasten. Umstrukturierung, die Rekrutierung des entsprechenden Fachpersonals und die Durchführung der Maßnahmen, nehmen dabei auch Zeit in Anspruch, in der das Unternehmen mit Einschränkungen im Betrieb rechnen muss.

Gleichzeitig bieten sich durch die Investition und Durchführung von nachhaltigen Konzepten große Chancen. Schon jetzt zeigt sich, dass eine nachhaltige Konzeptionierung Strom- und Heizkosten der Veranstaltungen stark senken können. Auch die Wahrnehmung in der Öffentlichkeit wird so positiv beeinflusst und mit einem intelligenten Marketing können so sogar noch weitere Zielgruppen erreicht werden. 

Viele Veranstalter haben auch schon einen Teil der nachhaltigen Maßnahmen umgesetzt, indem sie vermehrt auf digitale oder hybride Veranstaltungen setzen. Die Zielgruppe wird so auf Menschen ausgeweitet, die auf eine lange Reisestrecke verzichten wollen oder gesundheitlich so eingeschränkt sind, dass sie nur digital teilnehmen können. Veranstaltungen, Konferenzen und Webinare werden so auch international interessanter und können ihre Reichweite signifikant erhöhen.

Der Einzug der Nachhaltigkeit in der Veranstaltungsbranche ist mit weiteren Herausforderungen verbunden. Gerade nach den Einschränkungen durch die Coronapandemie, sehen sich viele Unternehmen aus diesem Bereich nicht in der Lage, die nötigen Investitionen zu leisten. Sie ermöglicht es aber auch neue Zielgruppen zu erreichen, Abläufe zu optimieren, sie wirtschaftlicher zu gestalten und auch in Krisen handlungsfähig zu bleiben. 

Der richtige Zeitpunkt für die Durchführung nachhaltiger Konzepte muss dabei von jedem Unternehmen selbst gefunden werden. Auf lange Sicht werden Veranstalter nicht umhinkommen, sich nachhaltig aufzustellen. Der Wettbewerb wird dies auf lange Sicht verlangen und eine frühe Ausrichtung kann hier einen großen Vorsprung gegenüber anderen Wettbewerbern ermöglichen.