Wie unterstützt ein IT-Rechtsanwalt Unternehmen als externer Datenschutzbeauftragter?

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Die rechtlichen Grundlagen für die Tätigkeit eines externen Datenschutzbeauftragten ergeben sich insbesondere aus der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG). Wie der Fachanwalt für IT-Recht M. Giel erklärt, sind bestimmte Unternehmen gemäß Artikel 37 DSGVO zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten verpflichtet, etwa wenn umfangreiche Datenverarbeitungen stattfinden oder besondere Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet werden. Das BDSG konkretisiert diese Regelungen für den nationalen Rahmen und legt fest, unter welchen Umständen die Pflicht zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten in Deutschland gilt. Ein externer Datenschutzbeauftragter muss – wie ein interner – über die notwendige Fachkunde und Zuverlässigkeit verfügen und ist zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Zwischen internen und externen Datenschutzbeauftragten bestehen wesentliche Unterschiede. Ein interner Datenschutzbeauftragter ist in der Regel ein Mitarbeiter des Unternehmens, der neben seinen regulären Aufgaben zusätzliche Verantwortlichkeiten im Bereich Datenschutz übernimmt. Dies birgt das Risiko von Interessenkonflikten, insbesondere wenn der Datenschutzbeauftragte gleichzeitig in einer leitenden Funktion tätig ist. Ein externer Datenschutzbeauftragter hingegen bringt häufig eine spezialisierte juristische und technische Expertise mit und kann unabhängig agieren. Zudem entfällt beim Einsatz eines externen Datenschutzbeauftragten der arbeitsrechtliche Kündigungsschutz, der bei internen Datenschutzbeauftragten gemäß § 38 BDSG besteht, was Unternehmen eine größere Flexibilität ermöglicht.

Ein IT-Rechtsanwalt, der als externer Datenschutzbeauftragter tätig ist, berät Unternehmen umfassend bei der Umsetzung der Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Dies umfasst die Identifizierung relevanter datenschutzrechtlicher Anforderungen und die Entwicklung passgenauer Maßnahmen zur Erfüllung dieser Vorgaben. Unternehmen profitieren hierbei insbesondere von der juristischen Expertise des IT-Rechtsanwalts, der nicht nur praxisorientierte Handlungsempfehlungen gibt, sondern auch sicherstellt, dass alle Prozesse rechtssicher gestaltet sind. Darüber hinaus unterstützt er bei der Kommunikation mit Aufsichtsbehörden und hilft, komplexe rechtliche Sachverhalte in betriebliche Abläufe zu integrieren, um Bußgelder und rechtliche Risiken zu minimieren.

Zu den zentralen Aufgaben eines externen Datenschutzbeauftragten gehört zudem die Erstellung und regelmäßige Prüfung von Datenschutzrichtlinien. Diese Richtlinien dienen als verbindliche Vorgaben innerhalb des Unternehmens und legen fest, wie personenbezogene Daten verarbeitet, gespeichert und gelöscht werden. Ein IT-Rechtsanwalt entwickelt maßgeschneiderte Datenschutzrichtlinien, die sowohl den rechtlichen Anforderungen als auch den spezifischen betrieblichen Prozessen entsprechen. Bei der Prüfung bestehender Richtlinien wird analysiert, ob diese weiterhin den gesetzlichen Vorgaben entsprechen und ob Anpassungsbedarf besteht. Insbesondere bei rechtlichen Änderungen oder neuen Geschäftsprozessen sorgt der IT-Rechtsanwalt dafür, dass die Datenschutzrichtlinien stets auf dem aktuellen Stand sind.

Ein weiterer wichtiger Aufgabenbereich liegt in der Unterstützung bei Datenschutz-Folgenabschätzungen (Data Protection Impact Assessments, DPIA). Solche Abschätzungen sind erforderlich, wenn eine Datenverarbeitung voraussichtlich ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten betroffener Personen mit sich bringt. Der IT-Rechtsanwalt führt gemeinsam mit dem Unternehmen eine sorgfältige Risikoanalyse durch und bewertet, welche Maßnahmen erforderlich sind, um datenschutzrechtliche Risiken zu minimieren. Hierbei werden technische und organisatorische Schutzmaßnahmen vorgeschlagen und dokumentiert. Falls erforderlich, übernimmt der externe Datenschutzbeauftragte auch die Kommunikation mit der zuständigen Aufsichtsbehörde und gewährleistet so eine rechtssichere Umsetzung der DPIA-Ergebnisse.

Ein externer Datenschutzbeauftragter bietet Unternehmen erhebliche Kosteneffizienz und Flexibilität. Im Gegensatz zur Festanstellung eines internen Datenschutzbeauftragten entfallen hohe Personalkosten, etwa für Gehalt, Fortbildung und Sozialleistungen. Unternehmen haben die Möglichkeit, den externen Experten je nach Bedarf einzusetzen und dessen Leistungen skalierbar zu gestalten. Besonders für kleine und mittelständische Unternehmen, die keinen dauerhaften Bedarf an einem Datenschutzbeauftragten haben, stellt diese Lösung eine wirtschaftlich attraktive Alternative dar. Die Vertragsgestaltung ermöglicht es zudem, den externen Datenschutzbeauftragten projektbezogen oder auf Abruf einzubinden, wodurch eine flexible Anpassung an aktuelle Anforderungen möglich wird.