Lebendigkeit

Was ist die tiefste Quelle des Erfolgs eines Unternehmens? Sind es seine Strategien oder seine Kernkompetenzen oder seine Produkte? Nein, es ist seine Lebendigkeit. Doch was genau ist das und warum ist sie so wichtig? Und vor allem: Wie kann sie in Unternehmen gestärkt werden, so dass diese nachhaltig vital und erfolgreich sind?

Vielleicht verstehen wir am besten, was mit Lebendigkeit gemeint ist, wenn wir uns an die lebendigsten Zeiten erinnern, die wir selbst jemals erlebt haben. Vielleicht war das ein Moment, in dem wir mit großer Leichtigkeit und Freude etwas schufen, das uns begeisterte. Wir arbeiteten, doch es fühlte sich nicht wie Arbeit an. Jeglicher Lohn der Mühe war unwesentlich - es zählte nur das Jetzt. Lebendigkeit ist ein Zustand, in dem unsere Energie auf eine einzige Intention ausgerichtet ist.

Lebendigkeit in diesem Sinne ist der fundamentalste Wettbewerbsvorteil von Unternehmen. Sie ist die Kraft, die Menschen zu Spitzenleistung inspiriert und die neben anderem Innovationskraft, Kundenorientierung, Veränderungsbereitschaft, Flexibilität, Dynamik und Schnelligkeit hervorruft. Zugleich ist sie die Kraft, die den Beteiligten ein Gefühl innerer Ausgeglichenheit und Freude verleiht.

Eine Kernfrage in jedem Unternehmen und jeder Organisation sollte daher lauten: Wie können wir dafür sorgen, dass unsere Energie sich ausdehnt und nicht zusammenzieht? Meine Antwort darauf: Wir müssen mit der Energie des Lebens arbeiten und nicht gegen sie. Das hat viele sehr konkrete Konsequenzen. Ich greife hier nur einen einzigen Aspekt heraus: die sogenannten Inseln der Lebendigkeit.

Inseln der Freiheit im Meer der Strukturen

Warum braucht es Inseln der Lebendigkeit? Weil es in Unternehmen so viele "Strukturen" gibt, die Kreativität einschränken. Gemeint sind Organisationsstrukturen wie etwa die Einordnung der Mitarbeiter in Positionen, Abteilungen und Hierarchien, oder festgelegte Prozesse, Standards und Systeme wie Budgetierung oder Zielvereinbarung. Auch die Tagesabläufe der Führungskräfte sind strukturiert und dicht getaktet, Termin jagt Termin, Meeting folgt auf Meeting. Um die hohe Effizienz und stabile Präzision einer Maschine zu erreichen, werden Organisationen wie eine Art Uhrwerk gestaltet. Das ist keineswegs per se schlecht, denn Strukturen kanalisieren und fokussieren menschliche Energie. Doch sie schränken diese Energie auch ein.

Lebendigkeit braucht Freiraum, ein Stück Chaos und die Möglichkeit zur Spontaneität. Das wissen wir von der Natur, deren lebensfähige Systeme eine Balance zwischen Ordnung und Chaos halten. Die Natur lehrt uns auch, dass nicht alles standardisiert sein darf, dass es Unterschiedlichkeit braucht und dieses Unterschiedliche miteinander interagieren muss, damit etwas ganz Neues entstehen kann. Unternehmen benötigen bei aller notwendigen Struktur also metaphorisch gesprochen auch Inseln der Lebendigkeit.

Meetings sind die Antwort

Wie sehen solche Inseln aus? Die Antwort ist vielleicht überraschend: Es können Meetings sein. Da mag manch einer denken, dass ihm weniges mehr Energie entzieht als Meetings. Doch es gibt Meetingformen, die hoch produktiv sind und zugleich den Beteiligten neue Energie geben und sie regelrecht inspirieren. Das können kleine alltägliche Meetings mit fünf oder zehn Teilnehmern sein, mittlere mit 20 oder 30 Teilnehmern oder große mit 100 oder 500 Teilnehmern, die dann oft ein bis zweieinhalb Tage dauern.

In den letzten Jahren sind Meetingformen entstanden, von denen man sagen könnte, dass sie dem Leben abgelauscht sind, da sie ein Stück Chaos und Spontaneität ermöglichen. Sie tragen Namen wie Open Space, World Café, Dynamic Facilitation und Whole Person Process Facilitation. Im Folgenden möchte ich diese vier Formate in ihren Grundzügen beschreiben. Aus meiner Sicht wird es in Zukunft zu einer wichtigen Qualifikation von Führungskräften gehören, genau solche Meetings leiten zu können.

Open Space: Raum geben für kreative Initiativen

"Unseren Prozess der Produktentwicklung und -einführung weiter optimieren" heißt das Thema eines eineinhalbtägigen Meetings, zu dem sich 31 Personen angemeldet haben. Entwickler, Mitarbeiter der Produktion, des Controllings, des Einkaufs, der Kundenbetreuung und des Industrial Engineering. Im Tagungsraum setzen sie sich auf Stühle, die in einem geschlossenen Kreis stehen. Der Moderator erläutert, wie die Agenda entstehen wird und wie alles abläuft. Dann treten Teilnehmer, die im Rahmen des gemeinsamen Themas ein Anliegen haben, in die Mitte des Kreises, stellen ihr Anliegen vor, schreiben es auf ein Blatt Papier und hängen es an die Wand. Sind schließlich alle Anliegen gesammelt, tragen sich alle dort ein, wo sie mitmachen wollen.

Für den Rest des Tages arbeiten Gruppen unterschiedlicher Größe an den verschiedenen Themen, jeweils für etwa eineinhalb Stunden. Diese Gruppen schreiben auch ein Protokoll, das ausgedruckt und aufgehängt wird. Am nächsten Tag werden die Ergebnisse des ersten Tages gemeinsam gesichtet und priorisiert. Zu den am wichtigsten erachteten Ergebnissen treffen sich nochmals Gruppen, um das weitere Vorgehen zu besprechen.

Das Meetingformat Open Space eignet sich für ein breites Spektrum komplexer Themen, für die es die Kreativität und die Initiative vieler braucht. Man kann sie mit 12 oder 500 Teilnehmern abhalten, für nur dreieinhalb Stunden oder über zweieinhalb Tage. Die Teilnehmenden sind von Open Space Meetings regelmäßig begeistert, da sie immer genau ihrem Interesse folgen und sich optimal einbringen können. Und neben den oft erstaunlichen sachlichen Ergebnissen entstehen mehr Kooperation, mehr "Führung von unten" und eben mehr Lebendigkeit.

World Café: Menschen miteinander vernetzen

Manchmal ist es wichtig, dass sich die 20 oder 50 Teilnehmer eines Meetings nicht wie bei Open Space nach der ersten Stunde auf viele kleinere Gruppen mit unterschiedlichen Unterthemen aufteilen, sondern dass sie als ganze Gruppe gemeinsam an einer einzigen Fragestellung arbeiten. Das geht mit der Methode World Café. Hierfür werden im Raum wie in einem Café viele kleine Tische aufgestellt, an denen jeweils vier bis fünf Menschen Platz finden und auf denen eine Tischdecke aus Papier liegt. Der Moderator nennt die gemeinsame Fragestellung, über die die Teilnehmer des World Cafés anschließend an den Tischen sprechen, in der Regel in drei Runden von jeweils 20 bis 30 Minuten Dauer. Ihre Erkenntnisse schreiben und zeichnen sie dabei auf die Papiertischdecke.

Nach der ersten Runde wählt jeder Tisch einen "Gastgeber", der an diesem Tisch für die nächste Gesprächsrunde bleibt. Alle anderen suchen sich neue Tische. Der Gastgeber stellt den Neuen vor, was an seinem Tisch besprochen wurde. Die anderen bringen die Erkenntnisse von ihren vorherigen Tischen ein. Dann wird das Gespräch gemeinsam fortgesetzt. In der dritten Runde begeben sich die Teilnehmer nochmals zu neuen Tischen und reden mit wieder anderen Gesprächspartnern. Schließlich wird das Gespräch im Plenum fortgeführt. Hier werden die Erkenntnisse, die sich aus den vernetzten Gesprächen ergeben haben, zusammengetragen und dokumentiert - manchmal als große Mindmap an der Wand.

Auf eine erste Fragestellung können in einem World Café noch ein oder zwei weitere folgen, dann ebenfalls mit jeweils drei kurzen Gesprächsrunden und dem Wechsel der Sitzordnung. Das World Café kann damit enden, dass Ideen für konkrete Maßnahmen oder Projekte gesammelt und priorisiert werden und für die Top-Themen ein Aktionsplan erstellt wird.

World Cafés sind so wie Open Space für ein breites Spektrum von Themen geeignet und helfen vor allem, die Intelligenz und das Wissen vieler miteinander zu vernetzen und zu nutzen. Sie lassen sich mit 15 oder mit 1500 Teilnehmern durchführen und können von zwei Stunden bis zwei Tagen dauern.

Dynamic Facilitation: Kreative Lösungen für schwierige Probleme

Diese Form des Meetings und der Moderation ist angesagt, wenn eine Gruppe eine wirklich schwierige Aufgabe zu lösen hat. Ein Problem, das vielleicht emotional aufgeladen ist oder für das es einen kreativen Durchbruch braucht. Gerade in solchen Fällen muss der Lebendigkeit Raum gegeben werden. Daher verzichtet der Dynamic-Facilitation-Moderator darauf, die Teilnehmer in eine von ihm vorher ausgedachte Struktur zu zwängen. Er lässt vielmehr dem Dialog, den die Teilnehmer in einem offenen U sitzend miteinander führen, seinen Lauf und sorgt "nur" dafür, dass es ein Dialog von sehr hoher Qualität ist.

Auf diese Weise führt er die Teilnehmer durch einen Prozess der "Entleerung" von dem, was sie sich schon vorher als Lösung des Problems gedacht hatten (und was oft nicht funktioniert). Zugleich macht er die unterschiedlichen Perspektiven sichtbar, so dass alle davon bereichert werden. In den Teilnehmenden entsteht so eine innere Offenheit, die kreative neue Gedanken ermöglicht.

Dynamic Facilitation ist für Gruppen mit drei, 20 oder sogar mehr Teilnehmern geeignet und kann zwei Stunden oder mehr als einen Tag dauern.

Whole Person Process Facilitation: Den ganzen Menschen einbeziehen

Meetings funktionieren besser, wenn man den ganzen Menschen und nicht nur seinen Intellekt dazu einlädt. WPPF ist eine Moderationsmethode, mit der genau das gefördert wird: der gute Kontakt jedes einzelnen zu sich, zur Gruppe und zur gemeinsamen Intention. Gefühle und Intuitionen werden als wertvolle Ressourcen betrachtet. Und genau dadurch entstehen ein lebendiges Arbeiten und ungewöhnlich gute Arbeitsergebnisse.

Ein zentrales Element von WPPF ist der Kreis. Das Zusammensitzen in einem Kreis nährt tatsächlich bereits Lebendigkeit. Das ist als Erkenntnis gar nicht neu, sondern buchstäblich uralt, und wird dennoch fast nirgends berücksichtigt. Denn nahezu alle Meetingräume in Unternehmen sind so gestaltet, dass sie diesen Kreis geradezu verhindern.

Zu WPPF gehört jedoch auch das bewusst ritualisierte und Bewusstheit fördernde Beginnen und Beenden eines Meetings. Ebenso wird zu Beginn immer die bewusst emotional formulierte Frage nach den Hoffnungen und Befürchtungen in Bezug auf das gemeinsame Thema gestellt. In mehrtägigen Workshops finden jeweils morgens und abends Reflexionsrunden statt, in denen das Gespräch bewusst langsam abläuft. Doch auch zwischendurch kann der Moderator bei Bedarf eine bewusste Verlangsamung einleiten - bis hin zu kurzen Phasen der Stille. Denn bei wichtigen Gesprächen kommt es darauf an, dass man sich zuhört - exquisit zuhört.

Lebendige Inseln der Innovation


Im Profil

Dr. Matthias zur Bonsen ist Gründer und Partner der Beratergruppe all in one spirit, die sich darauf spezialisiert hat, Unternehmen darin zu unterstützen, ihre Lebendigkeit zu stärken und eine Kultur der Veränderungsbereitschaft und Innovation zu entwickeln. Im deutschen Sprachraum ist er auch als Pionier für innovative Methoden des Change Managements und des Arbeitens mit kleinen, mittleren und großen Gruppen bekannt geworden. Im Frühjahr 2009 hat Matthias zur Bonsen zusammen mit Jutta I. Herzog und Myriam Mathys das Buch "Leading with Life. Lebendigkeit in Unternehmen freisetzen und nutzen" veröffentlicht.