Kommunen könnten bei Beschaffung Milliarden sparen

Bröckelnde Verkehrsinfrastrukturen, steigende Sozialleistungen, neue EU-Rettungsschirme: Minister und Kämmerer sorgen sich schon heute über künftige Mehrbelastungen in noch unbekannter Höhe. Dabei könnte die öffentliche Hand Einsparungen in Milliardenhöhe realisieren und gleichzeitig Impulse für nachhaltiges Wirtschaften setzen, wenn sie ihre Beschaffungspotenziale richtig nutzen würde.

Wie die veröffentlichte Studie "Kommunale Beschaffung im Umbruch" zeigt, orientierten sich jedoch bislang nur 21 Prozent der großen Kommunen an übergreifenden Zielsetzungen. Die Studie des Instituts für den öffentlichen Sektor e.V. und des Fachbereichs SCM & Procurement der KPMG AG veranschaulicht, wie deutsche Kommunen mit einer nachhaltigen Beschaffung umgehen und gibt Handlungsempfehlungen.



Auf schätzungsweise bis zu 480 Milliarden EUR summiert sich das Beschaffungsvolumen, welches Bund, Länder, Kommunen und sonstige öffentliche Auftraggeber jährlich ausschreiben. Entsprechend hoch sind die Einsparpotentiale - nur ein Prozent dieser Summe würde die öffentlichen Kassen erheblich entlasten, bei einer Einsparung von dreieinhalb Prozent könnte Deutschland sogar auf seine Nettokreditaufnahme verzichten.

Ergebnisse der Studie "Kommunale Beschaffung im Umbruch - Große deutsche Kommunen auf dem Weg zu einem nachhaltigen Einkauf?" aus insgesamt 56 Städten und Landkreisen legen nahe, dass nachhaltige Beschaffungsstrategien dringend notwendig sind, vielerorts jedoch noch Instrumente und Know-how zu ihrer Umsetzung fehlen. Die zentralen Ergebnisse im Überblick:

Geringer Professionalisierungsgrad

Derzeit erreicht die Beschaffung in gut einem Drittel der Kommunen nur den Reifegrad einer Bedarfs- und Bestellabteilung mit dem ausschließlichen Fokus der vergabekonformen Bearbeitung. Nur selten wird sie in die Planungs- und Budgetierungsphase eingebunden und somit als taktischer Partner verstanden. Damit bleibt sie vielerorts weit hinter ihren tatsächlichen Gestaltungsmöglichkeiten zurück. Kommunale Einkäufer sollten verstärkt als strategische Wertschöpfungsmanager und Innovationstreiber innerhalb der Verwaltung agieren.



Steuerungsinstrumente für Nachhaltigkeit im "Konzern Kommune" fehlen
Die öffentliche Beschaffung agiert offenbar weitgehend entkoppelt von übergeordneten Zielvorgaben. Nur gut jeder fünfte Befragte orientiert sich an übergreifenden Kennzahlen zur nachhaltigen Beschaffung. Effiziente Steuerungsinstrumente wie Benchmarking, Controlling oder interne Leitfäden setzen die meisten Kommunen ebenfalls eher ausnahmsweise als regelmäßig ein. Besonders auffällig: Zwar verfügt ein Viertel der Kommunen über eine Nachhaltigkeitsstrategie, aber fast keine über die dafür notwendigen Steuerungs- und Zielsysteme.

Einkaufsaktivitäten sollten stärker gebündelt werden

In vielen Kommunen setzt man zwecks Kostenverbesserung zwar bereits auf Kooperationen, insgesamt wird das Potential dieser Maßnahme aber noch längst nicht ausgeschöpft: So bündeln rund 86 Prozent ihre Einkaufsaktivitäten innerhalb der eigenen Verwaltung, mit anderen Kommunalverwaltungen arbeiten immerhin noch knapp zwei Drittel zusammen. Eine gemeinsame Beschaffung von Kernverwaltung und öffentlichen Unternehmen würde innerhalb einer Kommune enorme Synergieeffekte generieren und könnte zu erheblichen Einsparungen führen. Sie kann auch wesentliche Impulse für eine ökonomisch, ökologisch und sozial nachhaltige Beschaffung setzen.



"Dass viele Kommunen noch gar nicht die enormen Potentiale ihrer Beschaffung hinsichtlich einer Haushaltskonsolidierung erkannt haben, lässt auf ein fehlendes Gesamtkonzept schließen", sagt Clemens Dicks, Partner SCM & Procurement Consulting bei der KPMG AG. "Ein immer wieder auftretender Kardinalfehler ist die späte Einbindung der Beschaffung und die Fixierung auf den Preis und weniger auf die Lebenszykluskosten und dem tatsächlichen Mehrwert der benötigten Produkte und Dienstleistungen. Das greift viel zu kurz. Die frühe Beschaffung sollte frühzeitig eingebunden sein, also bereits in der Haushaltsplanung. Das wäre ein erster Meilenstein und die Basis einer mehrwertorientierten Beschaffung, die sich auf Nachhaltigkeit und Lebenszykluskosten fokussiert. Um ein solches Handeln dauerhaft zu etablieren, bedarf es zudem veränderter Organisations- und Prozesslösungen in der Beschaffung."

"Zahlreiche deutsche Kommunen müssen aufgrund neugefasster Landesgesetze neue Vergabeaspekte hinsichtlich Ökologie und Sozialem einführen - das ist eine ideale Chance, um die bisherigen Beschaffungsprozesse im Sinne der Nachhaltigkeit grundlegend zu überarbeiten", empfiehlt Dr. Ferdinand Schuster, Geschäftsführer des Instituts für den öffentlichen Sektor e.V.. "Hierbei ist eine möglichst langfristige Perspektive wichtig - so vermeidet man Folgebelastungen, die für künftige kommunale Haushalte schmerzhaft sein könnten."

Hinweis:
Die Studie "Kommunale Beschaffung im Umbruch - Große deutsche Kommunen auf dem Weg zu einem nachhaltigen Einkauf?" ist erhältlich unter www.publicgovernance.de/beschaffung sowie unter de-publicgovernance@kpmg.de.