Nachhaltigkeit bei Vergabe-Verfahren

Das Thema Nachhaltigkeit spielt bei öffentlichen Ausschreibungen noch immer eine geringe Rolle. Am Beispiel Gebäudereinigung zeigt der Beitrag, welche Stellschrauben bei der Ausschreibung und Vergabe von Aufträgen zu einer besseren ESG-Performance des Unternehmens führen.

Gemäß der Non-Financial Reporting Directive (NFRD) sind bereits seit 2017 große kapitalmarktorientierte Unternehmen, Versicherungen und Kreditinstitute in der Europäischen Union dazu verpflichtet, über nichtfinanzielle Aspekte (Umwelt, Soziales, Einhaltung der Menschenrechte sowie Governance) zu berichten. Die neue Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) sieht zukünftig eine sehr umfassende verpflichtende sowie extern geprüfte Nachhaltigkeitsberichterstattung für deutlich mehr große und mittelständische EU-Unternehmen im Lagebericht vor. Das betrifft Unternehmen, die zwei der folgenden Kriterien erfüllen: mehr als 250 Mitarbeitende und/oder ein Nettoumsatz von mehr als 40 Millionen Euro und/oder eine Bilanzsumme von mehr als 20 Millionen Euro. Das sind in der EU aktuell rund 50.000 Unternehmen. Doch auch kleinere, mittelständische Unternehmen sind von diesen neuen Richtlinien indirekt betroffen und müssen sich über kurz oder lang mit dem nachhaltigen Handeln ihres Unternehmens auseinandersetzen. Denn berichtspflichtige Unternehmen werden von ihren Partnern und Lieferanten wiederum fordern, Nachhaltigkeitsinformationen offenzulegen. Zudem gilt für alle Unternehmen mit Hauptsitz in Deutschland, die mehr als 3.000 Arbeitnehmer:innen im Inland beschäftigen, das ab 1. Januar 2023 in Kraft tretende Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz, das weltweit menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken vermeiden soll.

Das heißt, nachweisbares und nachvollziehbares nachhaltiges Handeln im Unternehmen kann zum entscheidenden Wettbewerbsfaktor werden. Unternehmen, die sog. „Greenwashing" betreiben, werden mit der Zunahme von Nachweispflichten langfristig in „Erklärungsnot" geraten. Ein Kriterium, das auch beim Auswahlverfahren in öffentlichen Vergabeverfahren eigentlich zum Tragen kommen sollte – gerade hinsichtlich der Vorbildfunktion, die den Öffentlichen zukommt. Doch obwohl hierzulande der Gebäudesektor rund 14 Prozent der gesamten CO?-Emissionen verursacht und der Immobilienbestand auch bei der öffentlichen Hand eine gewichtige Rolle spielt, scheint das Thema Nachhaltigkeit bei öffentlichen Ausschreibungen noch nicht wirklich angekommen. Das gilt auch für das Facility-Management. Unser Proposal-Center, das Ausschreibungen öffentlicher Auftraggeber in einem Gesamtvolumen von jährlich 140 Millionen Euro bearbeitet, berichtet, dass erfahrungsgemäß nur in etwa 35 Prozent der Ausschreibungen für Gebäudereinigung Umweltschutz-Aspekte Anwendung finden und diese dann im Regelfall lediglich in Form von Konzepten abgefragt und bewertet werden. Soziale Nachhaltigkeit ist noch seltener ein Bestandteil der Wertung. Die Abfrage bezog sich bisher fast ausschließlich auf umweltschonende Reinigungsmittel, Zertifizierungen oder energieeffiziente, wassersparende Reinigungsgeräte oder -maschinen, welche nur sehr oberflächlich dargestellt werden müssen. Und bei den Zertifikaten waren lediglich Standards wie ISO-Zertifizierung nach DIN 14001 (Umweltmanagement) gefragt. Mittlerweile ist davon auszugehen, dass unter den professionellen Mitbewerbern am Markt jeder in der Lage ist, entsprechend „sehr gut" bewertete Konzepte einreichen zu können, ohne dafür einen relevanten Preisaufschlag einkalkulieren zu müssen. Doch in nur rund 2 Prozent der Ausschreibungen wurden Umwelt- und Nachhaltigkeitsthemen direkt als Wertungskriterium, wenn auch mit geringem prozentualem Anteil, aufgeführt. Der Preis ist nach wie vor eines der Hauptentscheidungskriterien.

Flexible nachhaltige Entscheidungskriterien
Referenzwerke und klare Handlungsempfehlungen könnten den Entscheider:innen öffentlicher Ausschreibungen einen Überblick über die verschiedenen Vorgaben und Richtlinien geben. Außerdem können sie hierdurch zusätzliche, für ihren Bereich spezifische Anforderungen genau erfüllen sowie wirtschaftliche und Nachhaltigkeitskriterien sinnvoll verbinden. Wackler hat zusammen mit dem Marktforschungs- und Beratungsunternehmen Lünendonk & Hossenfelder GmbH das Whitepaper „Nachhaltigkeit und soziale Verantwortung in der Gebäudereinigung" veröffentlicht. Es zeigt unter anderem auf, welche Berichtspflichten am Beispiel Gebäudereinigung auf Dienstleister und Auftraggeber zukommen werden, wie eine Vergabe zur Erreichung von Nachhaltigkeitszielen gestaltet werden kann und welchen Beitrag Dienstleister im Rahmen ihrer ESG-Verantwortung (Environment/Social/Governance) grundsätzlich leisten können.

Folgende Stellschrauben können bei der Ausschreibung und Vergabe von Aufträgen zu einer besseren ESG-Performance des Unternehmens führen: Auftraggeber, die sicherstellen wollen, dass Dienstleistungen wie etwa die Gebäudereinigung nach höchsten Umwelt- und Sozialstandards erfolgen, können die Verwendung von Betriebsmitteln mit entsprechenden Gütezeichen im Vergabeprozess positiv bewerten oder zur Voraussetzung für die Auswahl machen, z.B. bei Arbeitskleidung Der Grüne Knopf, GOTS, bei Verbrauchsmitteln EU Ecolabel oder Ecocert. Darüber hinaus gibt es Gütezeichen für Gebäudereinigung: RAL GZ 602 sowie Deutsches Institut für Nachhaltigkeit und Ökologie.

Die Klimabilanz der beauftragten Dienstleister wirkt sich unmittelbar auch auf den CO?-Fußabdruck des beauftragenden Unternehmens aus und sollte bei der Ermittlung und Umsetzung von Optimierungspotenzialen berücksichtigt werden. Schreibt ein Unternehmen die Gebäudereinigung als Teil der Lieferkette turnusgemäß aus und soll in diesem Zuge unter anderem die Nachhaltigkeit vergaberelevant sein, so gibt es mehrere Optionen, die hier am Beispiel des CO?-Fußabdrucks dargestellt werden: Das vergebende Unternehmen fordert im Zuge der Angebotsanforderung Informationen zum CO?-Fußabdruck für die konkret zu bewirtschaftenden Immobilien an. So kann der Auftraggeber in der Vergabeentscheidung neben dem Preis auch die Nachhaltigkeit im Angebot anteilig berücksichtigen. Dies geschieht in der Regel mit einer Gewichtung. Oder das vergebende Unternehmen gibt einen maximalen CO?-Fußabdruck vor. Alternativ kann es mit dem Auftragnehmer konkrete Maßnahmen wie den Einsatz von Elektroautos, energiesparende Arbeitsmittel etc. vereinbaren.

Auch könnten für eine gute ESG-Bilanz als Auswahlkriterien in einer Ausschreibung folgende Faktoren vorgegeben sein – und nicht nur im Gebäudesektor: Setzt das Dienstleistungsunternehmen energiesparende Arbeitsgeräte ein? Kommen klima- und umweltfreundliche Einsatzfahrzeuge wie z.B. E-Autos als Dienstflotte zum Einsatz? Wird in den eigenen Verwaltungsgebäuden Ökostrom genutzt und sind nachhaltige Arbeitskleidung, Geräte und Verbrauchsmittel im Einsatz? Wie ist der prozentuale Anteil der Produkte, die in die Kreislaufwirtschaft integriert sind, gibt es Nachweise der Ressourcenschonung, welche Auswahlkriterien gibt es für die Zusammenarbeit mit – klimaneutralen – Herstellern, wie sehen die unternehmerischen Klimaziele des Dienstleisters aus, wie das soziale Engagement? Die Liste ließe sich um einiges verlängern. Grundsätzlich müssen natürlich das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen und die Verordnung über die Vergabe öffentlicher Aufträge eingehalten werden. Aber es gibt in den Bundesländern die Möglichkeit, Ausschreibungskriterien flexibel festzulegen. Und vielleicht findet langfristig ein Umdenken statt, so dass nicht mehr nur der Preis hauptauschlaggebender Entscheidungsfaktor ist – ganz im Sinne des Klimas.

Das im Beitrag genannte Whitepaper steht hier zum Download bereit: www.wackler-group.de/nachhaltigkeit/whitepaper-nachhaltigkeit-in-der-gebaeudereinigung

Peter Blenke ist CEO der Wackler Holding SE.