Das VDR-Konzept

Vor der eigentlichen Reiseplanung muss folgende Frage geklärt werden: Ist eine Geschäftsreise das richtige Mittel der Wahl oder sind digitale Alternativen eher zielführend? Dazu sind Entscheidungshilfen für die Mitarbeitenden sinnvoll und können beispielsweise wie folgt vom Unternehmen vorgegeben werden:

Das heißt, ist eine Reise zwingend und sinnvoll für die Zielerreichung, erfolgt die Reiseplanung unter nachhaltigen Aspekten. Kommt man zu der Erkenntnis, dass ein persönliches Treffen nicht notwendig ist, kann die Planung eines virtuellen Meetings beginnen.

Schritt 1 ist der wirkungsvollste zur Emissionsvermeidung und damit ein wichtiger Bestandteil im Maßnahmenplan.

 

Bei der Planung ist es wichtig, die Reisenden ausführlich über die unterschiedlichen Mobilitätsangebote zu informieren. Dies sollte leicht verständlich sein und zum Umdenken motivieren. Insbesondere im digitalen Umfeld gibt es mittlerweile eine Reihe von Möglichkeiten, um grüne Angebote sichtbar zu machen:

Hilfe leisten den Mitarbeitenden auch Informationen aus dem Intranet. Aber auch Schulungen oder der Aufbau von „Green Travel Communities" sind sinnvoll. Kreativität und digitale Hilfsmittel erleichtern die Umsetzung und fördern das Bewusstsein für nachhaltiges Handeln.

 

Neben Preis und Verfügbarkeit ist die durchgängige Angabe der CO2-Werte im Buchungsprozess entscheidend.

Hier werden die Technologieanbieter einen Marktvorteil erhalten, die diese Anforderung als zusätzliches Kaufkriterium darstellen und umsetzen. Die Unternehmen geben dabei vor, wie hoch ihnen die Bedeutung des CO2-Wertes als Entscheidungskriterium im Buchungsprozess ist. Der CO2-Wert muss zur Steuerung zukünftig digital bereitgestellt werden. Denn er fließt in Folgeprozesse wie die Reisekostenabrechnung, Lieferantenauswahl und Berechnung des CO2-Fußabdrucks ein. Nur so kann aus den einzelnen Schritten ein Regelkreislauf werden, der die Nachhaltigkeitsziele fördert.

 

Während der Reise können zudem mobile Werkzeuge die Geschäftsreisenden situationsbezogen unterstützen, wie zum Beispiel:

Dadurch wären auch kurzfristige Entscheidungen im Reiseverlauf CO2-freundlich zu beein?ussen. Zusätzlich bieten Online-Tools den Vorteil der digitalen Beleg­erfassung und erleichtern die Abrechnung – zukünftig mit CO2-Werten!

Jede Geschäftsreise führt am Ende zu einer Abrechnung der relevanten Belege. Daher müssen sich die Systeme, die speziell auf diese steuerlichen Aspekte der Reisekostenabrechnung ausgerichtet sind, in Zukunft zusätzlichen Anforderungen aus dem Bereich Nachhaltigkeit stellen. Denn zur Berechnung des CO2-Fußabdrucks werden im Idealfall abgerechnete Daten benötigt. Damit wird zukünftig der zur Reise gehörende CO2-Wert in der Reisekostenabrechnung benötigt.

Die Berechnung des CO2-Fußabdrucks ist laut Aussagen der Wissenschaft derzeit nicht eindeutig möglich. Dennoch müssen Unternehmen beginnen, ihren ökologischen Fußabdruck in ausreichender Qualität zu ermitteln. Da es bisher keinen internationalen Standard zur CO2-Berechnung gibt, muss jedes Unternehmen „seinen" Ansatz in der Übergangsphase selbst wählen, um belastbare und auditsichere Prozesse abzubilden. Durch geänderte gesetzliche Vorgaben werden Unternehmen in Zukunft auch die CO2-Emissionen erfassen müssen, die durch das Pendeln der Mitarbeitenden zur Arbeitsstätte entstehen.

 

 

Verfolgt ein Unternehmen das Ziel, konsequent den CO2-Fußabdruck zu senken, müssen auch die Anbieter von Reisedienstleistungen in die Verantwortung genommen werden. Die Inhalte einer Nachhaltigkeitsstrategie müssen mit Reisebüroketten, Flug- und Bahnanbietern sowie Hotels und Mietwagengesellschaften transparent und messbar definiert sowie vereinbart werden. Anbieter müssen sich daher verstärkt darauf einstellen, im Ausschreibungsprozess detaillierte Auskünfte, Kennzahlen und Zertifizierungen zum Thema Nachhaltigkeit zu liefern.

 

 

Um Nachhaltigkeitsziele zu erreichen und den CO2-Fußabdruck konsequent zu senken, ist die Implementierung und Optimierung eines ganzheitlichen Prozesses hilfreich. Orientierung sollten eine Nachhaltigkeitsstrategie und entsprechende Zielvorgaben liefern. Ist der Anteil der jährlichen Emissionen von Geschäftsreisen errechnet, können daraufhin Maßnahmen zur Senkung erfolgen. Dabei ist es wichtig, gemeinschaftlich als Team zu überprüfen, ob die Instrumente stringent auf die Zielerreichung abgestimmt sind und die notwendigen Informationen vorliegen. Managementinstrumente wie eine „grüne Reiserichtlinie" und „Auswahl und Steuerung der Lieferanten" sowie „Motivation der Reisenden" sollten dabei implementiert sein.

Orientieren sich Unternehmen entlang dieser Vorlage, kann nachweislich der CO2-Anteil im Bereich Geschäftsreisen gesenkt werden. Dabei zahlt ein konsequentes Umsetzen und Einhalten der acht Planungsschritte kontinuierlich auf dieses Ziel ein. Mithilfe der in das Projekt eingebundenen Geschäftsreisebüros und ihrer fachlichen Expertise konnten in individueller Abstimmung mit Pilotkunden konkrete Maßnahmen identifiziert und umgesetzt werden. Eine Reihe von Unternehmen plant daraufhin die Anpassung der Reiserichtlinie unter einer nachhaltigeren Sichtweise.

Das positive Feedback der Pilotunternehmen zeigt, dass eine große Nachfrage an universellen Handlungsvorlagen für nachhaltige Prozesse besteht und der VDR mit diesem Projekt auf dem richtigen Weg ist – den CO2-Fußabdruck zu senken und dennoch die geschäftliche Mobilität aufrechtzuerhalten.

 

Am VDR-Projekt teilnehmende Geschäftsreisebüros: ADAC Reisevertrieb, Amex GBT, ATG Travel Deutschland, BCD Travel Germany, CWT, DERPART Travel Service, Egencia, FCM Travel und Lufthansa City Center