Nachhaltige Veranstaltungen glaubwürdig und motivierend kommunizieren

 

"Nachhaltigkeit ist nicht das Problem, sondern die Lösung für die Event-Branche", sagt Stefan Lohmann von Sustainable Event Solutions. Seine Überzeugung: "Live-Events haben ein riesiges Potenzial für mehr Nachhaltigkeit, das längst noch nicht ausgeschöpft ist. Sie machen Nachhaltigkeit erlebbar." Über Messen, Kongresse oder Firmen-Events können Sie auch diejenigen gezielt ansprechen, die bisher mit Nachhaltigkeit nichts am Hut haben. Sie können Menschen in Ihrem Unternehmen erreichen, allen voran die Mitarbeitenden und die Geschäftsführung, und außerhalb u.a. Stakeholder, Geschäfts- und Netzwerkpartner, Kund:innen und Medien, und Sie können alle auf Ihre Nachhaltigkeitsreise mitnehmen. Das emotionale Live-Erlebnis ist eine ideale Plattform, um Ihre Nachhaltigkeitsstrategie glaubwürdig und cool zu kommunizieren. 

Doch nach wie vor gibt es viele Skeptiker, die Klimaschutz und Nachhaltigkeit und damit auch nachhaltige Veranstaltungen mit Verzicht und deutlich weniger Spaß assoziieren. Das Gegenteil ist der Fall. Für die Nachhaltigkeits-Verantwortlichen bei den Messegesellschaften, Berater:innen in Convention Bureaus oder im Stadtmarketing, Location-Betreiber und Agenturen (Marketing, Kommunikation, Live-Entertainment) ist glasklar: Unter dem Strich zählt das messbar nachhaltige Veranstaltungserlebnis, das Sie glaubwürdig nach innen und außen kommunizieren. Dazu brauchen Sie zum einen valide Daten und Fakten, zum anderen begeisterndes Bild- und Filmmaterial.

Die Corona-Pandemie hat die Veranstaltungswirtschaft kopfüber in eine disruptive Transformation gestürzt. 2020/21 waren die Branchenakteure in Schockstarre, nichts ging mehr. Genauso gelähmt waren die Unternehmen, die ihre Produkte nicht mehr auf Messen und Live-Events zeigen konnten, weil diese schlichtweg nicht stattfanden. Plötzlich wurde alles digital. Doch der erzwungene Digitalisierungs-Schub hat schweres Gepäck dabei: Veranstaltungsprofis wissen heute, wie maßvoll der Umgang mit dem Streaming sein sollte. Denn virtuelle und hybride Events, die teilweise in Präsenz, teilweise auf Plattformen wie Hopin, Webex oder Zoom stattfinden, sind nicht per se nachhaltiger als Live-Events, für die man Bühnen baut, Teilnehmende an- und abreisen lässt, Übernachtungen und Catering organisiert. Was bedeutet das für Ihre Event-Kommunikation? 

Erklären Sie unbedingt, warum Sie sich im konkreten Fall für ein Live-Event mit persönlichen Begegnungen entschieden haben und bewusst gegen ein virtuelles Event mit dem dafür erforderlichen Streaming. Sprechen Sie über die Klimaschutz- und Nachhaltigkeitsziele, die Ihr Tun bestimmen. Sofern Sie definiert haben, bis wann Ihr Unternehmen CO2- bzw. klimaneutral sein wird, machen Sie das transparent. Bitte bedenken Sie: Die wenigsten Menschen außerhalb der Veranstaltungs- bzw. Film- und TV-Branche wissen, dass das Internet und die internetfähigen Geräte Abermillionen Tonnen von CO2-Emissionen verursachen. 

Werfen wir gemeinsam einen Blick auf die gesetzlich verankerten klimapolitischen Ziele: in der EU Klimaneutralität bis 2050, in Deutschland bis 2045. Hinzu kommen die sozialen und wirtschaftlichen Nachhaltigkeitsziele, die die Sustainable Development Goals der Vereinten Nationen (SDGs) vorgeben. "Sustainable Business Travel" und Ressourcen-Schonung müssen Normalität werden! Die MICE-Profis der Locations (MICE – Meetings, Incentives, Conferences und Events) befassen sich deshalb intensiv mit den Hebeln für mehr Nachhaltigkeit. Für Unternehmen, die ihre Veranstaltungen nachhaltiger umsetzen wollen, sind sie ideale Partner und Ideengeber, auch in der Kommunikation. Die zentralen Fragen sind: Wie können Sie gemeinsam mit Ihren Location-Partnern Messen und Kongresse, Sport- und Kultur-Events, regionale und lokale Veranstaltungen nachhaltiger organisieren? Und wie bekommen Sie es hin, dass Mitarbeitende, Mitwirkende, Medien und Stakeholder verstehen, warum Events für die nachhaltige Entwicklung insgesamt so wichtig sind?

Erfolgsfaktoren für die glaubwürdige Kommunikation von nachhaltigen Veranstaltungen

Erfolgsfaktor 1: Das gemeinsame Grundverständnis. Wenn Sie Ihre Veranstaltungen nachhaltiger umsetzen wollen, dann geht es immer um wirtschaftliche, gesellschaftliche und ökologische Aspekte, nicht nur um Klima- und Umweltschutz. 

Erfolgsfaktor 2:  Ihre Nachhaltigkeitsstrategie basiert auf den SDGs, entsprechend gestalten Sie Ihre Veranstaltungen. Seit 2015 sind die SDGs der global akzeptierte Handlungsrahmen für eine nachhaltige Entwicklung im Allgemeinen und damit auch für nachhaltige Events. Angenommen, Sie möchten darüber berichten, dass Sie Ihr Event im Bereich Klimaschutz hervorragend umgesetzt haben. Sie definieren die relevanten Zielgruppen, z.B. lokale Multiplikator:innen, Kund:innen und Geschäftspartner:innen, erstellen einen Kontakt- bzw. Medienverteiler und wählen die Kommunikationskanäle aus, die Sie bespielen wollen. Anhand valider Daten und Fakten (wichtig!) zeigen Sie auf, wie Sie durch smartes Teilnehmenden-Management und An- und Abreise mehrheitlich per Bahn signifikante CO2-Einsparungen erzielt haben. End of story? Nein.

Erwähnen Sie unbedingt, dass Sie die sozialen und wirtschaftlichen Nachhaltigkeitsaspekte ebenfalls abgedeckt haben. Sprechen Sie z.B. an, dass Ihre Location barrierefrei ist. Beschreiben Sie, wie Sie z.B. durch wiederverwendbare Bau- und Bühnenelemente Ressourcen schonen und die Kosten reduzieren. Indem Sie alle drei Dimensionen der Nachhaltigkeit kommunizieren, machen Sie Ihren ganzheitlichen Ansatz auf Basis der SDGs transparent. Damit schaffen Sie eine gemeinsame Vertrauensbasis, denn Ihre Kunden und Partner werden sich ebenfalls an den SDGs orientieren. Ihre Botschaft zwischen den Zeilen: "Wir wissen genau, was wir tun und warum. Wir gehen alle in die gleiche Richtung". 

Erfolgsfaktor 3:  Berichten Sie über Ihre nachhaltigen Veranstaltungen zuerst nach innen, im Idealfall ab der Planungsphase, zeitlich deutlich vor der Berichterstattung nach außen. Zielgruppen für Ihre interne Event-Kommunikation sind zuallererst Ihre Mitarbeitenden, die Sie durch die Kommunikation frühzeitig zu Multiplikator:innen oder Mitwirkenden machen können. Holen Sie auf jeden Fall Ihre Geschäftsführung ins Boot. Lassen Sie Kolleg:innen die nachhaltige Umsetzung Ihres Events via Intranet, Newsletter oder E-Mail-Verteiler Schritt für Schritt miterleben. Punkten Sie mit validen Daten und Fakten, texten Sie motivierend und bebildern Sie mitreißend. So lassen Sie intern die Überzeugung wachsen, dass sich der Einsatz für nachhaltigere Events lohnt und viel Freude bereitet. 

Erfolgsfaktor 4: Erfolgsfaktor 4: Lassen Sie knallharte Daten und Fakten für Ihre nachhaltigen Events sprechen. Speziell beim Klima- und Umweltschutz sind "hard facts" gefordert, z.B. der ökologische Fußabdruck Ihrer Veranstaltung. Wer von sich behauptet, die eigene Veranstaltung sei nachhaltig, muss dem Faktencheck von Journalist:innen und NGOs standhalten. Auch Kund:innen, Stakeholder und die breite Öffentlichkeit sollen und müssen erfahren, warum Ihr Event nachhaltig ist. Eine transparente Datenbasis ist die Grundvoraussetzung dafür, Greenwashing von vornherein zu vermeiden. Die Fachöffentlichkeit entlarvt Klimaschutz- und Nachhaltigkeitslügen gnadenlos! Auch deshalb gilt heute mehr denn je, was Peter Drucker, einer der international bekanntesten Unternehmensberater, sagt: "Was du nicht messen kannst, das kannst du nicht erfolgreich managen" – im Original: "You can’t manage what you can’t measure". Aus kommunikativer Sicht ergänze ich: Und das kannst du auch nicht glaubwürdig kommunizieren! 

Erfolgsfaktor 5:  Verbinden Sie in der Berichterstattung zu nachhaltigen Events valide Daten und Fakten mit höchst emotionalen Bildern. Was Präsenz-Veranstaltungen so besonders macht, sind die Menschen, die sich dort begegnen. Geben Sie Ihnen ausreichend Raum, um sich auszutauschen, miteinander zu lachen und zu feiern. Fangen Sie die Vielfalt der Emotionen in faszinierenden Bildern ein, die Sie über all Ihre internen und externen Kommunikationskanäle spielen können. Wer nachhaltig veranstaltet, sollte sehr viel Wert auf die professionelle interne und externe Dokumentation und Berichterstattung im Nachgang legen.

Erfolgsfaktor 6:  Lassen Sie sich bei Ihrer Veranstaltungskommunikation von Profis unterstützen. Ein nachhaltiges Event zu konzipieren und glaubwürdig zu kommunizieren, ist komplex. Neben dem Tagesgeschäft ist das von einem einzelnen Nachhaltigkeits- oder CSR-Verantwortlichen kaum leistbar, sei er oder sie noch so engagiert. Wählen Sie deshalb eine nachhaltige Veranstaltungs-Location und potenzielle Beratungspartner, Agenturen und Journalisten sorgfältig aus. Netzwerke wie B.A.U.M. geben wertvolle Hinweise, auch LinkedIn ist eine gute Quelle.

Ganz unabhängig von der Größe des geplanten Events sehen die Veranstaltungs-Expert:innen, mit denen ich gesprochen habe, in funktionierenden regionalen und lokalen Netzwerken einen zentralen Schlüssel für nachhaltigen Erfolg. Das unterstreichen diese Beispiele: 

Im darmstadtium sind betriebliches Umweltmanagement und die Wahrnehmung sozialer und ethischer Verantwortung strategisch und in den Prozessen fest verankert. Die EMASPlus Zertifizierung hat intern ein engagiertes, interdisziplinär besetztes Team vorbereitet, das im Rahmen eines Eco-Mappings in "jede Ecke des Unternehmens geschaut hat". Die erfolgreiche Arbeit kommuniziert das Team intern regelmäßig u.a. über einen Newsletter, das schwarze Brett und die "Nachhaltigkeits-Tipps der Woche". Außerdem gibt es einen regelmäßigen Austausch mit Partnern, u.a. den Hotels und Verkehrsbetrieben, der TU-Darmstadt (der das Gelände gehört) und der Stadt Darmstadt, die bis 2035 klimaneutral sein will. 

Nachhaltigkeitsmanagement und CSR der m:con orientieren sich an den SDGs. Außerdem ist m:con Mitglied im UN Global Compact und unterstützt "fairpflichtet", den Nachhaltigkeitskodex der deutschsprachigen Veranstaltungsbranche. Unter der Leitung von Jennifer Sior erarbeitet ein 6-köpfiges Team aktuell die Details der Nachhaltigkeitsstrategie. In regelmäßigen Treffen werden die Arbeitsergebnisse intern kommuniziert. Mit 14 Partnern aus Wirtschaft, Kultur und Gesellschaft engagiert sich m:con im Netzwerk "meet mannheim", um die Position der Stadt im internationalen Wettbewerb zu stärken. Außerdem engagiert man sich im "Local Green Deal" für ein nachhaltiges, sauberes und gesundes Mannheim, https://mannheim-gemeinsam-gestalten.de/local-green-deal. Kunden und lokale Partner wurden Ende 2023 zu einem emotionalen Event eingeladen, in dessen Mittelpunkt u.a. gesundes und nachhaltiges Catering stand. 

"In Kassel wird die partnerschaftliche Vernetzung großgeschrieben", sagt Anke Müller. Der Zusammenschluss von MICE-Profis im "Kassel Convention Network" vereint alle Aspekte der Event-Planung und bietet umfassenden Service. Insights und Erfahrungen tauscht man u.a. bei zwei großen Events pro Jahr aus, dazu gibt es pro Quartal After-Work-Treffen. Kunden, die ein nachhaltiges Veranstaltungskonzept umsetzen möchten, erhalten in Kassel Rabatte. Sehr intensiv ist zudem die Zusammenarbeit mit der Universität, die in Kassel ein "Sustainable Valley" schaffen will, ein wissenschaftliches Zentrum für Nachhaltigkeit, mittendrin-kassel.de/eine-art-sustainable-valley-kreieren/.  

"Die LK-Gruppe verfolgt eine klar definierte Nachhaltigkeitsstrategie, die sich an den SDGs orientiert und Nachhaltigkeit von vornherein in die Kernprozesse integriert", sagt Tom Koperek, einer der beiden geschäftsführenden Gesellschafter. Die Beschäftigten ziehen engagiert mit, "weil sie sich als Beteiligte fühlen, nicht als Betroffene." Wer "Pain Points" identifiziert und dazu beiträgt, Prozesse nachhaltiger zu machen, wird incentiviert. Das wird dann anlassbezogen intern kommuniziert.

Bei diesem 2-tägigen Festival treffen sich jährlich ca. 70.000 Digital- und Marketingexperten, die "Online Marketing Rockstars". Die Macher:innen kommunizieren sehr offen über diverse Websites und Social Media Channels, wie sie Ihr Event seit Jahren Schritt für Schritt nachhaltiger machen. Neben der Verbesserung der Infrastruktur und der Optimierung des Abfallmanagements, jeweils realisiert mit diversen Partnern, wird auf den Bühnen viel Nachhaltigkeits-Content angeboten. Die Event-Kommunikation ist daten- und faktenbasiert, sehr verständlich aufgebaut und lebendig bebildert.